Bài viết được chia sẻ trên Group Quản Trị Và Khởi Nghiệp bởi tác giả Lê Thanh Duy – CEO Cty Cổ phần Kenmei , Biết Tuốt xin được phép chia sẻ lại để có thể tiếp cận nhiều độc giả!

6 VẤN ĐỀ HAY GẶP TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ (PHẦN 3)

Trong bài viết ở phần 1 và 2, tôi đã nói đến 5 vấn đề tại các doanh nghiệp nhỏ, cty khởi nghiệp mà tôi quan sát thấy được trong quá trình tiếp xúc với hàng trăm anh chị em chủ doanh nghiệp như bên dưới:

Vấn đề 1: Thiếu mục tiêu dẫn đến nhân viên không biết phải làm gì.
Vấn đề 2: Thiếu kế hoạch dẫn đến mọi người không biết ai đang làm gì cả.
Vấn đề 3: Thiếu quy trình dẫn đến mọi người làm việc không đầu không đuôi.
Vấn đề 4: Thiếu đo lường phân tích dữ liệu dẫn đến việc không nắm được trọn vẹn tình hình sức khỏe công ty và đưa ra quyết định kinh doanh không chính xác
Vấn đề 5: thiếu kỹ năng quản trị dòng tiền dẫn đến càng kinh doanh càng không thấy tiền đâu

Trong bài viết này, tôi dành trọn nội dung đề cập đến vấn đề quản trị thời gian.

Vấn đề 6: Thiếu kỹ năng quản trị thời gian dẫn đến hiệu suất công việc giảm, tính cạnh tranh không cao và bào mòn sức lực của người chủ doanh nghiệp vốn đã quá bận rộn.

Tôi mạn phép đưa ra 2 thực trạng tôi thấy nhiều nhất ở các anh chị chủ DN mà tôi từng tiếp xúc. Cả 2 thực trạng này nhìn sơ qua thì không dính dáng đến thời gian nhưng kỳ thực nó mang tính quyết định đến việc sử dụng thời gian của chúng ta rất nhiều.

Thứ nhất: câu chuyện kiêm nhiệm.

Kiêm nhiệm trong tổ chức

Đây là hình thức một người trong 1 tổ chức kiêm nhiệm ít nhất là 2 vị trí cùng lúc, cá biệt có trường hợp khi phân tích ra thì kiêm nhiệm đến 5 vị trí.

Có đến hơn 80% chủ DN nhỏ, khởi nghiệp ở trường hợp này khi mà doanh nghiệp quá ít nhân sự, chưa đủ tiền để tuyển đầy đủ theo sơ đồ tổ chức.

Vấn đề nằm ở chỗ kiêm nhiệm nhiều vị trí nhưng lại không xây dựng bảng mô tả công việc rõ ràng cho từng vị trí đó, dẫn đến không biết cách phân bổ thời gian phù hợp.

Ví dụ một người vừa kiêm CEO, vừa viết content chạy quảng cáo và vừa thu mua. Đáng lý thời gian này dùng cho công việc của CEO là lên kế hoạch cho tháng tới thì lại ngẫu hứng dùng cho việc viết content. Rồi thay vì tập trung thời gian một buổi hoặc 1 ngày viết cho xong content dùng cho cả tuần thì lại tự ý rải ra ngày nào cũng ngồi viết, lấn qua thời gian cho việc quản lý thu mua và xử lý công việc của một CEO. Dẫn đến nhiều việc bị trễ tiến độ, lịch làm việc rối tung lên.

2. Kiêm nhiệm xuyên tổ chức.

Đây là hình thức cùng một người nhưng giữ vị trí CEO hay nhiều vị trí ở nhiều công ty khác nhau. Tình huống này hay rơi vào các doanh nghiệp đã kinh doanh được vài ba năm, được bạn bè hay đối tác mời hợp tác. Tôi có anh bạn, vừa là CEO của công ty riêng của anh về mỹ phẩm, vừa làm CEO công ty liên doanh về đào tạo do công ty anh hùn vốn với một trung tâm đào tạo, vừa giữ vị trí GD Marketing ở một công ty về thời trang và vừa giữ chức chủ tịch HĐQT tại công ty cổ phần về sản xuất bao bì.
Sau một thời gian tôi thấy anh bị đuối, mệt mỏi và mọi thứ dường như mất kiểm soát. Thời gian anh bị phân tán, lúc thì bên này réo, lúc thì bên kia gọi, sự vụ phát sinh liên tục. Hiệu quả kinh doanh tại chính công ty của anh bị chững lại còn các công ty liên doanh hợp tác thì nội bộ cổ đông mâu thuẫn nhau, bất đồng ý kiến liên tục.
Khi tìm hiểu kỹ thì tại công ty của anh, anh vẫn chưa xây cho nó quy trình, hệ thống, mục tiêu, kế hoạch để nó tự vận hành khi không có mặt anh ở đó. Và khi qua các công ty còn lại, anh vẫn không nhận ra và bê y cái cách vận hành ở công ty hiện tại. Dẫn đến việc khi có anh thì việc chạy, vắng anh thì đứng im. Anh qua công ty này thì công ty kia gặp chuyện ngay.

Trường hợp như anh bạn này của tôi, tôi gọi đó chính là cái bẫy “danh vọng”. Nó rất nguy hiểm khi mà đứa con của mình nó chưa đủ lớn, chưa đủ vững mà mình lại không dành toàn tâm toàn ý cho nó thì nó khó mà phát triển được, thì cho dù có tạo ra thêm nhiều đứa con khác nó cũng èo uột, suy dinh dưỡng và nhiều bệnh tật.

Qua 2 tình huống trên, chúng ta cần nhìn ra rộng hơn mối tương quan với các nhân viên khác. Nếu công việc của bạn không suôn sẻ, không hiệu quả, không đúng hạn thì sẽ kéo theo công việc của tất cả mọi người bị ảnh hưởng. Cả chục con người ngồi chờ 1 người xử lý cho xong việc. Một sự lãng phí thời gian mà nếu bạn quy ra giờ lương thì bạn sẽ thấy được mức thiệt hại sẽ như thế nào. Ít ai nhận ra điều này. Và do mình là chủ, là CEO nên đâu ai dám phạt hay xử lý kỷ luật đối với mình. Và tình trạng này kéo dài hết năm này qua năm nọ.

Thứ 2: câu chuyện về tính khẩn cấp, gấp

Chúng ta hay bị ám ảnh với những gì gấp, khẩn cấp. Một nhân viên bất thình lình chạy vào nói “sếp ơi ký duyệt gấp dùm em để thanh toán cho nhà cung cấp”, trong khi bạn chuẩn bị đi gặp đối tác. Lát chiều bạn về văn phòng, cô kế toán chạy vào nói “sếp ơi ký gấp dùm em mấy cái lệnh chi này” và bạn hí hoái ký lia lịa. Và suốt một ngày xử lý toàn những việc gấp: trả lời tin nhắn gấp, trả lời email gấp, ký hợp đồng gấp, đi gặp khách hàng gấp,…..Nhìn vào cả công ty thấy toàn là việc gấp.

Khổ nỗi những việc được cho là gấp này nó không phải là những việc quan trọng cần ưu tiên, mà chẳng qua chúng ta cảm thấy cần làm sớm nên gắn cho nó cái chữ “gấp” vào. Khi đó chúng ta vô tình đẩy lùi những việc quan trọng cần ưu tiên xử lý trước lại phía sau, chúng ta tạm quên bẵng nó đi. Đến lúc có ai nhắc thì nó lại trở thành việc gấp và chúng ta lao vào xử lý điên cuồng. Hãy hình dung tâm trí, năng lượng đáng lẽ bạn dành cho những việc quan trọng thì lại bị những việc gấp nó hút cạn.

Chúng ta có thể áp dụng ma trận quản lý thời gian và cho cả công ty thảo luận, để tất cả mọi người tự phân định tính chất công việc của mình. Làm rõ cái mô tả công việc của từng vị trí, xác định xem đâu là việc quan trọng cần ưu tiên, đâu là những sự vụ có thể gom lại xử lý trong một khung thời gian nào đó trong ngày, trong tuần.

Và khi bất kỳ một nhân viên nào đến và nói với bạn việc này gấp lắm thì hãy hỏi họ xem có thật sự gấp hay không, nhiều trường hợp câu trả lời sẽ là không.

Vấn đề quản trị thời gian này, nếu ngẫm kỹ lại chúng ta sẽ thấy nó chính là hệ quả của vấn đề 1 và 2 liên quan về mục tiêu và lập kế hoạch. Không có mục tiêu, không có kế hoạch rất dễ dẫn đến lãng phí thời gian.

Thời gian là thứ tài nguyên duy nhất được phân bố công bằng cho tất cả mọi người. Cho nên chúng ta cần sử dụng nó một cách hiệu quả nhất. Khi chúng ta quản trị tốt thời gian của mình, thì chúng ta sẽ quản trị tốt được thời gian của cả công ty mình.

Cảm ơn các anh chị đã theo dõi đến phần thứ 3 này. Chúc các anh chị thành công trong sự nghiệp.

Lê Thanh Duy

Xem lại phần trước: