Bài viết được chia sẻ trên Group Quản Trị Và Khởi Nghiệp bởi tác giả Lê Thanh Duy – CEO Cty Cổ phần Kenmei , Biết Tuốt xin được phép chia sẻ lại để có thể tiếp cận nhiều độc giả!

6 VẤN ĐỀ HAY GẶP TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ (PHẦN 2)

Trong bài viết ở phần 1, tôi đã nói về 3 vấn đề tại các doanh nghiệp nhỏ (anh chị xem link ở cuối bài).

Trong phần 2 này tôi mạn phép chia sẻ tiếp 2 vấn đề tiếp theo như bên dưới.

Vấn đề 4: Thiếu đo lường, phân tích dữ liệu dẫn đến việc không nắm được tình hình sức khỏe của doanh nghiệp và đưa ra quyết định kinh doanh không chính xác.

Tôi thấy nhiều chủ DN vẫn còn rất thờ ơ và không chú tâm vào việc này. Nhiều người vẫn cho rằng đây là công việc của những công ty lớn họ mới làm, công ty mình bé thế có bao nhiêu dữ liệu đâu mà đo lường, phân tích. Chính vì với tư duy này nên sau vài năm tăng trưởng, đến lúc cần định hướng cho sự phát triển sắp tới thì cả công ty không có dữ liệu gì cả, hoặc dữ liệu lưu rải rác khắp các bộ phận.

Tôi chia sẻ 1 trường hợp để minh họa cho vấn đề này.

Một anh chủ nhà hàng tôi quen, anh cho triển khai kế hoạch Marketing để thu hút thêm khách hàng mới, kéo khách cũ quay lại. Mà khổ nỗi càng làm thì càng tệ hơn. Khi gặp anh tôi đề nghị anh nên dành thời gian phân tích lại dữ liệu rồi hãy ra quyết định, và khi bắt tay vào “mổ xẻ” dữ liệu thì phát hiện ra nhiều thứ “thú vị”.

Thứ nhất: việc đặt mã cho sản phẩm rất tùy hứng. Người này đặt kiểu này, người kia đặt kiểu kia không đồng nhất nên khi xuất dữ liệu nó bị sai sót, chồng chéo và tốn rất nhiều thời gian để rà soát lại.
Thứ hai: có hàng mấy chục món cả tháng khách chỉ gọi có 2-3 lần, nghĩa là doanh số quá ít mà nhà hàng vẫn phải mua trữ nguyên vật liệu, trữ tồn kho rồi lâu quá khách không ăn lại phải bỏ mua nguyên vật liệu mới gây tốn kém tiền bạc hoặc dể lâu quá hàng kém chất lượng khách chê.
Thứ ba: những món lợi nhuận tốt thì nhân viên không biết để mà tư vấn cho khách. Mà tư vấn những món lợi nhuận thấp, chế biến lâu, khách ngồi chờ lâu đến mức khó chịu.
Thứ tư: thu mua hay bị tình trạng lúc thì mua thừa, lúc thì mua thiếu, lúc thì mua giá này, lúc thì mua giá khác, rồi lại không đồng nhất quy chuẩn khi mua dẫn đến sai lệch định lượng khi mang ra chế biến món ăn.
Thứ năm: xuất kho cũng rất tùy tiện của bếp. Hàng nhập trước thì không xuất trước, dẫn đến hàng cũ cứ bị tồn đó lâu ngày. Nhiều khách hàng ăn phải hàng chất lượng kém phản ánh thì nhân viên phục vụ chỉ biết dạ dạ rồi cũng quên báo lại cho quản lý luôn. Kết cục là nhiều khách họ âm thầm rời quán và không quay lại nữa.

Chúng ta thấy những dữ liệu nhỏ nếu không được ghi chép, tổng hợp, đo lường, phân tích thì mỗi một thứ nó sẽ “ăn mòn” từng chút lợi nhuận của doanh nghiệp, mà nhiều thứ gom lại “ăn cùng 1 lúc” thì lợi nhuận sẽ không còn.

Theo tôi, các doanh nghiệp nhỏ chúng ta có thể phân chia thành 3 nhóm dữ liệu cơ bản để dễ đo lường, phân tích đánh giá, gồm:

Nhóm dữ liệu về Marketing.
Nhóm dữ liệu về bán hàng.
Nhóm dữ liệu kế toán quản trị.

Tùy mỗi doanh nghiệp, mỗi loại hình mà chúng ta sẽ chọn dữ liệu nào phù hợp để đưa vào trong nhóm dữ liệu này chứ không phải bắt chước người ta cái gì cũng đo lường phân tích, khi đó còn rối thêm.

Thông qua việc phân tích dữ liệu có được, chúng ta có thể đối chiếu lại với mục tiêu đề ra để điều chỉnh kế hoạch trong tương lai, hoặc từ dữ liệu cho chúng ta thấy được xu hướng gì đang xảy ra để tìm cách đón đầu hoặc nắm rõ được doanh nghiệp mình đang khỏe chỗ nào, yếu chỗ nào để mà điều trị, tránh để bệnh lâu ngày thì chữa trị sẽ tốn kém và mệt mỏi.

Vấn đề 5: thiếu kỹ năng quản trị dòng tiền dẫn đến càng kinh doanh càng không thấy tiền đâu

Đây là vấn đề muôn thuở của nhiều chủ DN. Tôi mạn phép đưa ra 2 trường hợp.

Thứ nhất: Rất dễ thấy là nhiều nơi vẫn chưa tách bạch rõ ràng trong việc quản lý, sử dụng tiền cá nhân, tiền công ty. Cá nhân cho công ty mượn cũng không ghi chú lại rồi thời gian sau quên đòi luôn. Tiền khách hàng thanh toán cho công ty thì lại tự tiện rút ra đưa vào tài khoản cá nhân, rồi từ tài khoản cá nhân lại chuyển khoản chi trả lương, tất tần tật các khoản chi phí khác gồm chi tiêu cho bản thân và gia đình.

Có người thì có đến 3-4 công ty, rồi thì với tư duy “tiền nào cũng là của mình” nên lúc thì lấy tiền công ty này này đắp qua công ty kia mà không hề có ghi chép chú thích. Do đó, sau thời gian kinh doanh nhiều chủ DN không biết tiền của mình nó đang chạy như thế nào, nó đang nằm ở đâu. Chưa kể những trường hợp hùn hạp cổ đông, anh em dễ mất tình nghĩa vì cái vụ tiền bạc không rõ ràng.

Nhiều chủ DN thật sự rối trong việc quản lý sử dụng dòng tiền do thói quen của mình gây ra. Mà càng rối thì càng dễ bị thất thoát tiền. Các anh chị cần trang bị cho mình kỹ năng quản trị dòng tiền, hoặc thuê ngay 1 cố vấn để giúp mình làm điều này.

Thứ hai: liên quan đến công nợ phải thu. Một doanh nghiệp tôi quen anh chủ là người phóng khoáng, thưởng hoa hồng khá hậu hĩnh cho nhân viên bán hàng nên mọi người có động lực bán hàng rất cao, doanh thu tăng đều. Chính vì anh chỉ thưởng trên doanh thu mà không có ràng buộc thêm về công nợ nên trong công ty hầu như chẳng ai để tâm cho việc này. Công ty tăng trưởng doanh thu tốt, anh bận rộn trong việc tuyển thêm nhân sự, rồi đào tạo, rồi xây dựng quy trình, quy chế để vận hàng cho tốt, rồi đi giao lưu tìm thêm khách hàng mới, anh cũng an tâm là nhiều khách hàng hiện hữu có nhiều đơn vị rất uy tín đúng hạn là thanh toán công nợ. Mọi thứ quá tốt nên mọi người dần mất cảnh giác quên đi khi khách tăng, doanh thu tăng thì cái cục công nợ nó cũng tăng theo tương ứng và ngày càng phình to.

Đến khi covid xảy ra, nhiều khách hàng gặp khó trong việc thanh toán, công nợ bắt đầu bị kéo dài gấp đôi, gấp ba thời gian so với trước. Nhiều công ty đóng cửa mà anh chưa kịp thu hồi công nợ đầy đủ. Bao nhiêu lợi nhuận kinh doanh bị “chôn” hết trong công nợ. Anh cũng chật vật mới tạm lay lắt qua ngày trong mùa covid này.

Bài học ở đây cũng liên quan đến việc phân tích dữ liệu: nếu như anh định kỳ phân tích công nợ từng khách hàng và phân loại theo mức an toàn từ thấp đến cao rồi sau đó phân bổ cho nhân viên bán hàng, kế toán theo dõi và thu hồi định kỳ theo quy trình kèm theo một chính sách thưởng phạt phù hợp thì mọi việc đã không đến mức xấu và doanh nghiệp có thể vẫn sống khỏe cho dù covid ập tới.

Phần 2 đã khá dài, cảm ơn anh chị đã dành thời gian đọc đến đây. Phần 3 (phần cuối) tôi sẽ đề cập đến vấn đề liên quan đến quản trị thời gian, là vấn đề mà người Việt mình rất yếu.

Chúc anh chị một ngày nhiều niềm vui.

Lê Thanh Duy

Xem các phần khác!