Ở các công ty lớn, ta thường nghe thấy rất nhiều về mạng nội bộ công ty A, mạng nội bộ của văn phòng B, C,…và đây cũng là khái niệm mà không ít người thắc mắc cũng như cần lời giải đáp. Vậy mạng nội bộ là gì?
Mạng nội bộ là gì?
Một mạng nội bộ là một mạng riêng cho một tổ chức và chỉ người trong tổ chức mới có thể sử dụng. Khác với Internet, nơi mà các thông tin đều được công khai và có thể dễ dàng tìm kiếm trên mạng thì mạng nội bộ cho phép những nhà quản trị mạng có thể dễ dàng tùy chỉnh những người nào được tiếp cận thông tin nào và những người nào thì không. Mạng nội bộ của toàn công ty có thể tạo thành một đầu mối quan trọng của giao tiếp và công việc nội bộ công ty, cung cấp một điểm thông tin làm việc duy nhất để truy cập các tài nguyên bên trong và bên ngoài. Ở dạng đơn giản nhất, mạng nội bộ được thiết lập với các công nghệ dành cho mạng diện rộng (WAN) và mạng cục bộ (LAN). Nhiều mạng nội bộ hiện đại ngày này còn được tích hợp các công cụ tìm kiếm, hồ sơ người dùng, blog , ứng dụng di động có thông báo hay lập kế hoạch cho việc sử dụng các cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp như: phòng họp, xe đưa đón, phòng lab,….
Tại sao lại phải có mạng nội bộ?
Như đã nói ở trên, khác biệt hoàn toàn so với mạng Internet mà chúng ta vẫn dùng hàng ngày, mạng nội bộ đảm bảo tính bảo mật các thông tin nội bộ của mỗi doanh nghiệp. Những người dùng bên ngoài không thể truy cập cũng như tìm kiếm các tài liệu bên trong mạng nội bộ khi chưa có sự cho phép. Không những thế, mạng nội bộ còn cho phép nhưng người quản trị mạng dễ dàng trong việc phân quyền xem, tìm kiếm các tài liệu của chính những người trong công ty. Ví dụ đơn giản như thế này: Thông qua mạng nội bộ, chúng ta hoàn toàn có thể cài đặt Phòng bán hàng không thể xem các file tài liệu của phòng kế toán hoặc ngược lại; hay cài đặt phòng kế toán có thể xem được tài liệu của phòng Bán hàng nhưng phòng Bán hàng không thể truy cập ngược lại để xem các thông tin và tài liệu của phòng kế toán; hay nhân viên chỉ có thể làm việc trên phân mềm khi ở công ty chứ không thể truy cập vào phần mềm ở máy tính cá nhân tại gia đình để làm việc, tránh việc thông tin mật bị thất thoát ra bên ngoài.
Nhờ có mạng nội bộ mà các nhà quản trị cũng như lãnh đạo điều hành công ty sẽ không còn phải suy nghĩ quá nhiều về những rủi ro thông tin bảo mật bị phát tán ra bên ngoài.
Lợi ích của hệ thống mạng nội bộ
–Năng suất lao động : Mạng nội bộ có thể giúp người dùng định vị, xem thông tin nhanh hơn và sử dụng các ứng dụng liên quan đến vai trò và trách nhiệm của họ. Với sự trợ giúp của giao diện trình duyệt web, người dùng có thể truy cập dữ liệu được giữ trong bất kỳ cơ sở dữ liệu nào mà tổ chức muốn cung cấp, bất cứ lúc nào và tuân theo các quy định bảo mật từ mọi nơi trong hệ thống của công ty, tăng khả năng nhân viên thực hiện công việc nhanh hơn, nhiều hơn, chính xác hơn, và chắc chắn họ có thông tin chính xác. Nó cũng giúp cải thiện các dịch vụ cung cấp cho người dùng.
–Thời gian linh hoạt: Mạng nội bộ cho phép các tổ chức phân phối thông tin cho nhân viên trên cơ sở khi cần thiết. Nhân viên có thể liên kết với thông tin liên quan một cách thuận tiện, thay vì phải tìm kiếm và sắp xếp một cách bừa bãi qua email.
–Giao tiếp: Mạng nội bộ có thể đóng vai trò là công cụ quan trọng để liên lạc trong một tổ chức, các sáng kiến chiến lược có phạm vi toàn cầu trong toàn tổ chức. Thông tin có thể dễ dàng truyền đạt, sáng kiến và mục đích của sáng kiến cần đạt được, ai đang thúc đẩy sáng kiến, kết quả đạt được cho đến nay..vv… để nhân viên biết biết thêm thông tin. Bằng cách cung cấp thông tin này trên mạng nội bộ, nhân viên có cơ hội cập nhật thông tin chiến lược của tổ chức. Một số ví dụ về giao tiếp là trò chuyện, email hoặc blog.
–Hiệu quả về chi phí : Người dùng có thể xem thông tin và dữ liệu qua trình duyệt web thay vì duy trì các tài liệu như hướng dẫn thủ tục, danh sách điện thoại nội bộ và biểu mẫu trưng dụng bằng giấy in. Điều này giúp tiết kiệm chi phí kinh doanh cho việc in ấn, sao chép tài liệu và môi trường cũng như chi phí bảo trì tài liệu.
–Tăng cường hợp tác : Thông tin có thể dễ dàng truy cập bởi tất cả người dùng được ủy quyền, cho phép làm việc theo nhóm. Có thể giao tiếp trong thời gian thực thông qua các công cụ tích hợp của bên thứ ba, chẳng hạn như tin nhắn tức thời, thúc đẩy việc chia sẻ ý tưởng và loại bỏ khó khăn trong giao tiếp để giúp tăng năng suất của doanh nghiệp.
–Xuất bản web: Cho phép thông tin kiến thức doanh nghiệp có tính chất phức tạp được duy trì và dễ dàng truy cập trong toàn công ty bằng cách sử dụng các công nghệ hypermedia và thiết kế web. Ví dụ bao gồm: hướng dẫn nhân viên, quyền lợi, chính sách công ty, tiêu chuẩn kinh doanh, nguồn cấp tin tức hoặc tài liệu đào tạo, có thể được truy cập bằng các tiêu chuẩn Internet phổ biến (tệp Acrobat, tệp Flash, ứng dụng CGI). Mỗi doanh nghiệp có thể cập nhật bản sao của tài liệu, phiên bản mới nhất thường có sẵn cho nhân viên sử dụng mạng nội bộ.
–Hoạt động kinh doanh và quản lý : Mạng nội bộ cũng đang được sử dụng như một nền tảng để phát triển và triển khai các ứng dụng để hỗ trợ các hoạt động và quyết định kinh doanh trên toàn doanh nghiệp. Quy trình làm việc – giúp giảm độ chậm trễ, chẳng hạn như tự động lên lịch họp và lên kế hoạch nghỉ phép
–Dễ dàng lắp đặt: Việc sở hữu mạng nội bộ cho doanh nghiệp giờ đây không còn là vấn đề quá khó khăn, chỉ cần một phòng sever cùng với một số thiết bị như switch chia mạng, dây nhảy quang, một vài phụ kiện,… là đã có thể có một mạng nội bộ của riêng mình. Bên cạnh đó, hiện nay có rất nhiều những công ty dịch vụ chuyên set up các hệ thống mạng nội bộ cho doanh nghiệp nên chỉ cần một cuộc gọi chúng ta cũng đã hoàn toàn có thể sở hữu mạng nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp của mình mà không cần phải tốn công sức một chút nào.
Nếu bạn đang còn đang phân vân cho việc sử dụng mạng nội bộ cho doanh nghiệp của mình hay không, hãy tin tôi đi, đây là thứ rất quan trọng và không thể thiếu được đâu!!!