Chia sẻ kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra Thuế

Thanh tra, kiểm tra thuế là chuyện sớm muộn gì cũng xảy ra với các doanh nghiệp dù lớn dủ nhỏ, Việc thanh kiểm tra thuế giúp cơ quan quản lý thuế phát hiện các sai phạm của doanh nghiệp trong quá trình vận hành, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng theo quy định của pháp luật.

Bài viết Chia sẻ kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra Thuế được tổng hợp từ nhiều nguồn, giúp các Sếp, Kế toán trưởng có cái nhìn tổng quan và kinh nghiệm để đón tiếp các đoàn kiểm tra, giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa các rủi ro và chi phí khi đến kỳ thanh tra thuế.

Đoàn kiểm tra thuế
Đoàn kiểm tra thuế tại các doanh nghiệp
  1. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ ĐÓN ĐOÀN THANH TRA THUẾ

Chuẩn bị tư tưởng và các vấn đề ngoài lề công việc:

  • Khi đoàn thanh tra thuế có kế hoạch tới thanh tra, họ sẽ báo trước cho bạn trong khoảng thời gian nhất định, điều đó giúp bạn có công tác chuẩn bị tốt hơn. Tuy nhiên, vẫn sẽ có những trường hợp hi hữu mà doanh nghiệp không biết trước về vấn đề này.
  • Khi đoàn thanh tra thuế tới doanh nghiệp, họ có thể sẽ đề nghị doanh nghiệp tới đón bằng ô tô của doanh nghiệp (phần lớn là đối với các doanh nghiệp lớn). Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên thỏa hiệp điều kiện này. Đoàn thuế muốn tới thanh tra thì chắc chắn họ cũng sẽ có chuẩn bị phương tiện cho mình.
  • Tiếp theo, bạn hãy chuẩn bị đồ để tiếp đón như: hoa quả, bánh kẹo, nước (nước lọc đóng chai 350 – 500 ml). Những đồ dùng để tiếp đón này cần phải là đồ ngon, trông lịch sự. Sau bước mời dùng đồ thì những người phụ trách tiếp đón cần mời đoàn thanh tra thuế tới bộ phận kế toán
  • Các nhân viên kế toán trước đó đã có sự chuẩn bị kỹ càng về các giấy tờ, sổ sách, các chứng từ, hóa đơn… được phân chia rõ ràng về thời gian, được sắp xếp một cách có khoa học, nghiệp vụ… Sau đó trả lời các câu hỏi theo yêu cầu của đoàn thAnh tra thuế trong quá trình họ đang kiểm tra, rà soát.
  • Thông thường, đoàn thanh tra thuế khi thanh tra một doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp lớn thì trong khoảng từ 3-5 ngày, chính vì thế mà doanh nghiệp cần có kế hoạch tiếp đãi đoàn thanh tra trong những ngày đó như: kế hoạch ăn trưa, ăn tối, lựa chọn nhà hàng, quán ăn lịch sự.
  • Thường những người phụ trách đi ăn cùng đoàn thanh tra là những vị sếp, tuy nhiên không phải lãnh đạo của doanh nghiệp nào cũng sẽ có thời gian tuyệt đối cho mấy ngày đoàn thanh tra làm việc. Chính vì thế, doanh nghiệp nên dự trù khoản ngân quỹ để có thể chi trả cho đoàn thanh tra tại các nhà hàng khi không thể có ai cùng dùng bữa, đoàn thanh tra sẽ phải tự đi ăn nhưng doanh nghiệp sẽ khéo léo mời đoàn thanh tra trong các bữa ăn này.
  • Khi đoàn thanh tra tới thì các kế toán có năng lực, trình độ được phân công phụ trách sẽ phải chịu trách nhiệm chính về việc quyết toán và quá trình giải trình các vấn đề liên quan tới kế toán và thuế của doanh nghiệp.
Kiểm tra thuế
Kiểm tra thuế

a. Chuẩn bị các giấy tờ, hồ sơ sổ sách để kiểm tra thuế:

Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính.

Các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế.
Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo:

  • Hóa đơn bán ra phải kẹp theo phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho , kèm theo hợp đồng và thanh lý nếu có.
  • Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có.
    Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có,…
    Lưu ý: Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
    Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.

b. Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là:

  • Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: xuất nhập khẩu, môn bài, tiêu thụ đặc biệt và báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp(TNDN) tạm tính hàng quý.
  • Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.

c. Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức Nhật ký chung)

Sổ nhật ký chung
Sổ nhật ký bán hàng
Sổ nhật ký mua hàng
Sổ nhật ký chi tiền
Số nhật ký thu tiền
Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng
Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp
Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.
Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,…621, 622, 627, 641, 642,…Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15.
Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định
Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ
Sổ khấu hao tài sản cố định
Sổ khấu hao công cụ dụng cụ
Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).
Lưu ý: số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.

d. Sắp xếp các hợp đồng kinh tế

  • Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra
  • Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng
  • Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ.
  • Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.

e. Hồ sơ pháp lý

Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực).
Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế

f. Kiểm tra chi tiết khác:

  • Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái)
  • Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán
  • Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng
  • Kiểm tra các khoản phải trả
  • Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế
  • Đầu vào và đầu ra có cân đối
  • Kiểm tra ký tá có đầy đủ
  • Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng
  • Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp : đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ.

g. Dự phòng trước chi phí

Trong quá trình soát xét số liệu bạn đã phải ước tính được một phần nào đó những khoản doanh thu có thể bị truy thu, những khoản chi phí có thể bị xuất toán. Vậy hãy lên ngân sách tương đối cho nó, cộng thêm ít chi phí trà nước, đồ ăn nhẹ, hoa quả, một vài bữa ăn trưa (nếu có thể)… và báo với Sếp

Nội dung công việc sẽ thực hiện :

1. Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ kế toán;
2. Kiểm tra việc định khoản, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
3. Kiểm tra việc lập và kê khai báo cáo thuế VAT hàng tháng;
4. Kiểm tra lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp;
5. Kiểm tra hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân;
6. Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính theo quy định;
7. Điều chỉnh các sai sót, chưa phù hợp với quy định của pháp luật;
8. Thiết lập lại số sách kế toán, báo cáo thuế theo đúng quy định của các luật thuế;
9. Thực hiện điều chỉnh các báo cáo thuế khi có sai lệch;
10. Làm việc và giải trình với cơ quan thuế.

Xong công tác chuẩn bị, làm tốt đến đây là bạn đã có 1 tâm hồn đẹp và 1 bộ hồ sơ đầy đủ sẵn sàng đón tiếp đoàn kiểm tra rồi.

Hình ảnh minh họa đoàn kiểm tra thuế
Hình ảnh minh họa đoàn kiểm tra thuế

2. QUÁ TRÌNH THANH TRA THUẾ VÀ CÁC VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP

 

Thông thường, trước khi vào quyết toán thuế tại đơn vị. Cán bộ thuế thường gửi cho bạn một danh sách dày đặc những bảng biểu và yêu cầu bạn làm. Bạn hãy vui vẻ và nhận lời và đừng nói gì cả :). Lúc này mà thật thà kiểu em không biết, em chưa làm cái đó… thì nguy rồi nha bạn.

Bạn sẽ xem những mẫu biểu nào dễ mà đơn vị ít sai phạm nhất thì làm và gửi trước, những vấn đề nhạy cảm làm và gửi sau hoặc bạn sẽ tìm cách trì hoãn. Bạn có thể lấy lý do hôm nay em đi công tác, dạo này nhà em nhiều việc nên em nghỉ suốt không có ai làm….để có thể kéo dài thời gian gửi mẫu biểu. Làm xong rồi, nhưng nếu trì hoãn được thì cứ trì hoãn, bởi nếu bạn gửi càng nhanh và càng đầy đủ thì đó lại là cơ hội để cán bộ thuế yêu cầu bạn làm thêm những cái khác và cũng có thể cán bộ thuế sẽ càng soi thấy nhiều lỗi của bạn.
>>> Hãy lắng nghe và làm theo yêu cầu, nhưng cần có chọn lọc

a.  Cung cấp hồ sơ giấy tờ khi quyết toán

Một trong những kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra thuế quan trọng nhất đó là:

Tạo không gian làm việc cho họ. Bạn hãy chuẩn bị cho họ một phòng riêng biệt, không để toàn bộ hồ sơ sổ sách kế toán tại phòng này. Khi cán bộ thuế yêu cầu hồ sơ A, hồ sơ B thì bạn hãy lấy mang sang.

Hồ sơ giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh tra thuế
Hồ sơ giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh tra thuế

Hầu hết họ sẽ yêu cầu cả bản cứng và bản mềm copy vào USB hoặc gửi email. Bạn hãy tìm lý do nào đó để hạn chế nhất việc gửi file mềm cho họ. Vì khi có file mềm, cán bộ thuế sẽ kiểm tra nhanh hơn và phát hiện ra những sai sót của bạn cũng nhanh hơn. (Bạn thử nghĩ xem nếu đưa bản giấy cho họ và họ đi dò từng dòng, từng chứng từ thì họ sẽ ra sao …. ) Phòng quyết toán nên chuẩn bị đầy đủ nước uống, hoa quả, đồ ăn nhẹ…

b.  Trả lời các câu hỏi của cán bộ thuế

Kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra thuế cho thấy, khi đoàn thanh tra thuế đã đến doanh nghiệp và làm việc thì những câu hỏi đặt ra cho bạn là chắc chắn. Những vấn đề cán bộ thuế hỏi bạn, bạn cần xem câu hỏi đó bạn chiếm phần thắng là bao nhiêu %. Bạn sẽ trả lời ngay, nếu câu hỏi đó bạn biết chắc chắn câu trả lời, bạn đã nắm được những thông tin giải trình cho câu hỏi đó, nắm vững quy định pháp luật liên quan đến câu hỏi đó, hoặc là những câu không liên quan tới quyết toán thuế.

Sẽ có những câu hỏi khó bạn phải dùng đến kế trì hoãn, như:

“Để em xem lại hồ sơ sau đó em sẽ giải trình cho anh/chị ngay, vì lâu quá rồi không động đến không nhớ được” hay “Vấn đề này em cần xin ý kiến của Sếp, em sẽ phản hồi lại anh/chị sau ạ…”.

Đây chắc chắn là những câu bạn chưa rõ về nó, thậm trí là không biết… Hãy trì hoãn, khi đó bạn sẽ có thêm thời gian xem lại sổ sách và chuẩn bị câu trả lời một cách kín kẽ nhất.
Vậy nên hãy trả lời có thận trọng và không nên vội vàng

c. Hãy khiêm tốn và đừng tỏ ra quá nguy hiểm

Dù bạn đã làm kế toán đến “già đầu” rồi, hay mới vào nghề – chưa có kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra thuế, nhưng đã có chút ít kiến thức về pháp luật thuế, nắm được các văn bản quy phạm pháp luật về thuế, thì cũng đừng nên tỏ ra quá nguy hiểm.

Giao tiếp với đoàn kiểm tra thuế
Giao tiếp với đoàn kiểm tra thuế hãy thiên thiện và đừng cố tỏ ra nguy hiểm

Dù gì thì dù, họ vẫn là cơ quan quản lý mình cơ mà. Do đó khi tiếp nhận bất kỳ một thông tin gì, một câu hỏi gì từ cán bộ thuế, mà bạn thấy chưa đúng, chưa thuyết phục, thì đừng ngay lập tức “gân cổ” lên cãi nhau với họ. Hãy bình tĩnh, sự khôn khéo của bạn cần được thể hiện lúc này. “Về vấn đề này, anh chị có thể cho em xin văn bản quy định được không ạ, để em có căn cứ giải trình với Sếp…” là câu trả lời khôn ngoan

d.  Những người không liên quan, không nên gần phòng quyết toán, hãy để họ yên tĩnh chuyên tâm

Điều gì xảy ra khi một ai đó trong công ty tuột miệng nói ra một điều gì đó nhảy cảm mà bạn đang cố gắng xử lý nó. Do vậy, những người không liên quan, kể cả giám đốc công ty bạn, không nên ở phòng quyết toán.
Bạn cũng không nên lúc nào cũng ở phòng quyết toán, bởi bạn ở đó sẽ giúp cán bộ thuế đặt nhiều câu hỏi cho bạn hơn. Mà bạn biết rồi đó, trả lời nhiều thì cũng có lúc không chính xác và nhỡ đâu lộ ra những điều nhảy cảm thì toang.

e. Kỹ năng nói cần được phát huy đúng lúc

Kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra thuế cho thấy: Sau vài ngày làm việc tại trụ sở của đơn vị, đoàn kiểm tra thuế sẽ có biên bản tạm thời và thông báo cho đơn vị bạn.

Trước khi bạn và giám đốc ký, hãy đọc lại toàn bộ biên bản xem những chi phí gì có thể NHỜ cán bộ thuế bỏ ra thì bỏ luôn. Lúc này bạn hãy nhẹ nhàng phân tích vì sao đơn vị bạn lại đưa chi phí đó vào và nhờ cán bộ thuế bỏ ra (bỏ ra khỏi chi phí không hợp lý mà cán bộ thuế đã gom lại để xuất toán). Chỉ có lúc này những lời giải trình của bạn mới được thể hiện bằng lời nói. Còn khi đã ký vào biên bản thì bạn phải giải trình bằng công văn gửi lên đội kiểm tra thuế (liên quan tới đội trưởng thì rất khó xử lý).

f. Giải trình sau khi có biên bản ghi nhận số liệu

Tất cả các chi phí bị loại ra trên biên bản ghi nhận số liệu, bạn hãy phân loại mức độ có thể giải trình được và tiến hành làm công văn giải trình theo thứ tự ưu tiên đó. Hãy nhớ rằng, trong công văn bạn cần trích dẫn điều, khoản của thông tư áp dụng đối với những chi phí có hướng dẫn cụ thể; hoặc viết theo lối LÝ – TÌNH đối với những khoản chi phí nhạy cảm. Một điểm mà bạn cần quan tâm là hãy tận dụng tối đa các mối quan hệ mà bạn có để giải trình đạt hiệu quả cao nhất.

g. Vui vẻ nộp tiền thuế sau khi ra biên bản cuối cùng

Số liệu trên biên bản cuối cùng bạn cần sắp xếp kế hoạch tài chính để đi nộp. Tránh để cơ quan thuế ra thông báo cưỡng chế nợ thuế. Vì việc này có thể sẽ ảnh hưởng tới các mức phạt của bạn sau này.

Kho bạc nhà nước
Kho bạc nhà nước – Nơi nộp tiền thuế của các doanh nghiệp

Trên đây là kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra thuế mà chúng tôi đã tổng hợp, sửa đổi và bổ sung. Hy vọng rằng nó sẽ giúp các bạn chưa có kinh nghiệm tiếp đoàn thanh tra thuế phần nào thêm kiến thức và sự tự tin trong quá trình tiếp đoàn thanh tra.

5/5 (3 Đánh giá)

Bài viết cùng chủ đề: